lassec.com

I det forrige blogindlæg kom jeg frem til, at ba var et begreb, der muligvis kan danne grundlag for mine hypoteser. Imidlertid er ba begrebet måske for simpelt til at forstå viden i organisationen. David Snowden udfordrer til dels Nonakas tanker med sin Cynefin-model.
Grundlæggende inddeler Snowden videnledelseteorier i tre generationer. Den første generation omhandler, hvordan man fremstiller informationssystemer, som understøtter informationsflowet i en organisation. Det er eksempelvis en kundedatabase, hvor informationer om kunderne samles, så kundeekspedienter ved, hvad kunderne tidligere har været udsat for. Den anden generation sættes så at sige i scene af Nonaka, som introducerer tacit viden som et parameter, der skal understøttes. Det er den viden, som kundeekspedienter har om, hvordan de skal tale med kunder, der eksempelvis ringer ind med klager.
Snowden anklager den anden generation for at se viden som et objekt eller ting, som findes inde i hovedet på folk. Det var ikke nødvendigvis Nonakas hensigt, men det har medført en alt for stor fokus på at kodificere tacit viden. En viden der måske aldrig bliver brugt. I stedet skal viden på nogle områder anskues som et flow, der ikke nødvendigvis kan indfanges. Hvor andre forfattere helt omfavner viden som flow, er Snowden mere moderat. Han mener, at viden er et paradoks og kan ses som både flow og ting.
Snowden opstiller tre retningslinjer for, hvordan man skal tænke videnledelse. Retningslinjerne er dog ikke nødvendigvis entydige. Videnledelse skal implementeres med udgangspunkt i den konkrete kontekst
1. Videndeling skal være frivillig
2. Vi ved altid mere end vi kan sige.
a. det tager tid at skrive viden ned, men giver en refleksiv viden, hvilket dog er omkosteligt i forhold til tid.
3. Vi ved kun, hvad vi ved, når vi har brug for det
a. Viden er kontekstbaseret. Man kan ikke blot stille et spørgsmål om, hvad ved kommende ved. Spørgsmålet skal have den rette kontekst.
Vellykketheden af alle de tre ovenstående retningslinjer afhænger i høj grad af den kontekst, som de indføres i. Derfor skaber Snowden sin cynefin model (se billedet). Cynefin består af to dimensioner, som er hvert sit aspekt af kontekst. Dimensionerne er kultur og abstraktion.

Abstraktion hentyder til den kontekst, hvor man søger viden i. Niveauet kan være enten højt eller lavt. Eksempelvis er der en stor forskel på, om man deler viden med sin en person, som man arbejder sammen med. Vedkommende kender til en del i fordel og i den kontekst kan abstraktionen være meget høj. Mens hvis man deler viden med en ukendt person, er niveauet for abstraktion lavere, da det kræver, at der først skal skabes en fælles kontekst for vidensoverførsel. Jo højere abstraktionsniveau, man arbejder jo på jo mindre omkosteligt er det at afgive viden. Hvis man kun skal skrive noter til sig selv, er det forholdsvist simpelt, men hvis andre skal forstå dem, er det nærmest umuligt. Generelt kræver et højt abstraktionsniveau ekspertsprog eller fælles erfaringer.
Kulturdimensionen er straks lang vanskeligere at forstå, men Snowden sondrer mellem læring og undervisning. Undervisning er den del som er let at observere. Den foregår ved hjælp synlige redskaber til at skabe fællesskaber.
Læring er mere vanskelig at opservere. Det er systemer, som foregår mindre synligt og er delte opfattelser, regler og meninger. Det er en kultur, som håndterer tvetydighed og usikkerhed fra omverdenen eller selvskabt usikkerhed for innovation.
Snowden understreger, at begge kulturer ligger til grund for det før omtalte flow af viden til eksempelvis nye medlemmer. Et yderligere modsætningsforhold mellem læring og undervisning er, at undervisning medfører lille flertydighed mellem underviser og elev, hvorimod det ofte er nødvendigt ved læring. Læring kræver plads og tid og er dermed dyrt, mens undervisning kan skaleres op, og dermed er mindre omkostningstungt.

De to dimensioner giver den meningsdannende model cynefin (se billedet). Cynefin er anderledes end ba i den forstand, at den også inddrager fælles historier og narrativer, på en måde så fælleskabets synsvinkel bliver mindre, men samtidig giver det en intuitiv evne til at tilpasse sin usikre forhold. Cynefinmodellen består af fire videns rum, som har validitet i forskellige kontekster.
Rummene er:
Bureaukratisk struktureret med lav og abstraktion og fokus på undervisning. Det er den formelle del af organisationen, hvor politikker, procedurer og kontrolmekanismer sætter dagsordenen. Det er så at sige et træningsmiljø med eksplicit og åbent sprog. Domænet er gældende på intranettet og konteksten er den laveste fællesnævner for målgruppen.
Professionel/ logisk med høj abstraktion og fokus på undervisning. Det er professionelle medlemmer, som besidder en ekspert terminologi. Det høje niveau af abstraktion kommer, hvis tiden gives. Det er et meget vigtigt domæne pga. sin effektivitet. Det er, hvad eksempelvis Brown og Duguid kalder communties of practice.
Uformelt uafhængig med høj abstraktion og fokus på læring. Det er den uformelle del af enhver organisation. Her skyldes den høje abstraktion at man har fælles symboler og sprog. Problemet er at man næsten ikke kan mestre de her ting, hvis man ikke er opvokset i fællesskab med symbolbrugerne. Symbolerne muliggør, at der kan overføres stor kompleksitet gennem dem. Eksempelvis, at nu laver du en Søren, så ved alle der kender symbolet, hvad det handler om.

Uudforsket og innovation med lav abstraktion og fokus på læring. Det er ukendt territorium, da det er en helt ny situation og den kan karakteriseres som det ultimative læringsmiljø. I dette område forsøger organisationen at finde hoved og hale i den nye situation ved at kigge gamle historier.

I de fire rum gælder fire forskellige systemiske logikker. Komplicerede systemer, komplekse systemer og kaos. (se billede). Et kompliceret system består af mange enheder, som hver især kan ses og iagttages. Det er muligt at fremdrage forholdet mellem de mange enheder, så kausaliteten kendes.

Et kompleks system kan ikke umiddelbart reduceres. Et eksempel er mennesket, hvor vi består af mange agenter, men forholdet mellem dem er ikke kendt, da det skifter hele tiden, i takt med at vi ændrer identitet og indgår i en sammengæng. Årsag og virkning kan ikke isoleres.
Et kaotisk system er, hvor alle forbindelser er brudt sammen. I et komplekst system kan man identificere mønstre og interaktivitet mellem de mange enheder, hvilket man ikke kan i et kaotisk system.
Som set på figuren relaterer de tre systemer sig til de fire felter. Known og knowable er begge komplicerede systemer, hvor forskellen er om man har erfaret sammenhængen endnu eller den endnu er uopdaget.
Fordelen ved det kendte er, at alt er forudsigeligt og der er indtruffet en formålstjenstlig orden. Problemet er, at den kan fortsætte sin levetid udover det ønskværdige.
Det ukendte er, hvor eksperterne forsøger at skabe en orden, men den er mere flydende end ved det kendte. For at styre det her område må man forsøge at nedbryde, hvad der opfattes som rigtigt og forkert, da ekspertviden både muliggør og blokerer videnskabelse.
I det komplekse system forsøger man at identificere et mønster, hvor vi stabiliserer de ønskværdige mønstre og afbryder de uønskede. For at agere i forhold til de systemer bliver man nødt til at sondere systemet og simulere mønstre for derefter at finde ud af, hvad man skal.
Kaos er under massiv forandring og det er ikke et rart for den enkelte, men det er et domæne, som giver mulighed for slippe ud af vanetænkning. Stort set alt teamarbejde og videndelingsprogrammer sker i det område. Ledelse er gennem karismatisk eller tyranisk ledelsesform, hvor begge modeller giver en orden og kan bruges til at skabe fordele.

Snowdens anskuelse af viden kommer til sin ret, da han fremhæver, at SECI modellen har relevans i situationer der er known eller knowable, mens der skal en anden logik ind, hvor der er tale om komplekse eller kaotiske domæner.

Just in time viden
Just in time relaterer sig naturligvis til at viden kommer på det tidspunkt, hvor den skal bruges. Det er et opgør med tankegangen om, at alt viden skal kendes på forhånd. Antagelsen er at uformelle fællesskaber er selvstyrende og derfor kan levere viden til de knowable domæne, når der er brug for den. Problemet er at vi ikke kan vide på forhånd, hvad vi får brug for at vide.
Snowden fremhæver at man skal tagge emnet for et eventuelt uformelt fællesskab i det formelle miljø, hvis de har et space. Hvis der bliver brug for viden fra det uformelle fællesskab, vil de formentlig blive tvunget til at kodificere viden, da folk altid vil spørge til viden.
De sædvanlige kompetencekort udskiftes med en bot, som gennemlæser emails for at identificere ekspertisen, men den, som besidder viden, får lov til selv at bestemme om vedkommende vil videre give information. Herved respekterer man at viden skal være frivillig
Snowden fremhæver clustering og swarming som muligheder for at forme fællesskaber ved hjælp af netværksanalyse værktøjer. Clustering: Ved at se hvem der har noget til fælles og afsløre fokuspunkter om, hvor der skan skabes et fællesskab. Swarming: man laver diskussionsgrupper eller lign og ser, hvem der er interesserede i at deltage.

Fra knowable til kaotisk.
En anden af Snowdens pointer er, at man i organisationerne skal undgå vanetænkning i ekspertfællesskaber. En mulighed er at sætte fællesskabet ind i et kaotisk miljø. Ofte er det nok, at ledelsen oplever kaos. Afbrydelsen, mener Snowden, skal ske gennem et ritual, da folk så ved, at der er nye roller.

I forhold til specialet
Det er en klar udvidelse af Nonakas Ba koncept med mange flere finesser. Det er formentligt problematisk at iagttage uden observation igennem længere tid. Hypotesen i forhold til, at kommunerne ikke har en tilfredsstillende videnledelse vil formentlig være, at de kun fokuserer på SECI modellen og derved kun har øje for kodificering af viden.

Jeg har genopdaget en del af min politologiske fortid og bladret noget kommunal litteratur i gennem. Det er primært Grønnegård et al’ Politik og forvaltning 2. udgave.
I forhold til specialet er der en lang række interessante forhold. Så at sige er der to indgange til kommunen. Den ene vej er den demokratiske vej, hvor hovedinteressen vil ligge på, hvordan kommunalpolitikernes ønsker bliver gennemført med udgangspunkt i videndelingens rolle heri. Den anden vej er den mere forvaltningsorienterede vej, hvor man kigger på, hvordan videndelingen rent faktisk anvendes i det faktiske arbejde.
Typisk har kommunerne en central forvaltning, som er placeret på rådhuset, mens der er en række andre forvaltninger, skoleforvaltning, teknisk forvaltning og social forvaltning. Typisk er forvaltningerne meget adskilte. Udover forvaltningsmodellen findes en direktionsmodel, som ikke er omfattende beskrevet.
Sammenspillet mellem kommunens centralforvaltninger og institutioner er formentlig også berørt af en vis form for videndeling. Et interessant spørgsmål kunne være, hvordan sker der en videndeling mellem kommunens organisationer af samme art. Eksempelvis mellem kommunens børneinstitutioner.
Formodentlig bliver jeg nødt til at afgrænse det her til et fokuspunkt. Så det bliver enten undersøgelse af samarbejdet mellem kommuner og institutioner eller kun i den centrale forvaltning. Begge dele er lige interessante og svaret må afhænge af kommunen.
En anden relateret overvejelse er, at jeg på en eller anden vis skal have relateret fokus området på communities of practice til nogle af de såkaldte markarbejdere. Det er efter alt at dømme her, at der kan findes sådan nogle. Her er institutionerne fuldt af dem. Hvor mange der er i centralforvaltninger er mere usikkert.

Generaliseringsproblemer

Jeg har bladret kapitel 2 i bogen ”Kommuner på nettet” af Birgit Jæger igennem. Bogen har på trods et par stavefejl meget gode pointer. Kapitel 2 er en teoretiske del, som umiddelbart er mest anvendeligt for mit speciale. Desværre kan teorierne ikke umiddelbart anvendes i min struktur, da jeg kun skal undersøge en kommunes relationer internt og ikke kigge på netværk ud af kommunen.
Jæger har tre perspektiver nemlig governance/government-perspektivet, teknologiperspektivet samt rolleteori. Umiddelbart virker styringsperspektivet i form af governance/government som en god referenceramme, da den beskriver debatten mellem klassisk hierarki og nyere samarbejdsstrukturer med det private erhvervsliv. Generelt ønskes der med governancestyringen mere dynamik i den offentlige sektor. Herudover beskriver Jæger, hvordan policy-netværk spiller med i den debat. Jeg tvivler på at policy-netværk kan bruges. Dels vil det være svært at få adgang til sådanne netværk og måske endda endnu sværere undersøge, hvordan deres videndeling foregår.
Inden for governancebegrebet henviser Jæger til disse kilder. Umiddelbart virker Bogason interessant.
Bogason : Fragmenteret forvaltnign, Rhodes: Understanding governance, Sehested: netværksstyring i byer, Stoker: Governance as teori, Sørensen: embedsmand med ildsjæl

Teknologiforståelsen er også meget interessant. Her trækker Jæger på en tradition, som er et opgør med den klassiske forståelse af teknologi, som en neutral driver af samfundet. Hvis man dekonstruerer teknologiske landvindinger som dampmaskinen, bliver deres umiddelbare selvfølgelighed mindre synlig. I dag virker det som om, at teknologien (dampmaskinen) på deterministisk vis fremtvang en ændring i den samfundsmæssige sfære. Det er ikke tilfældet. Udviklingen skete med udgangspunkt i både samfund og teknologi, og dengang var det ikke en selvfølgelighed, at dampmaskinen ville ændre verden.
Henvisninger Bijker: the social construction of technology, of bicycles… , the construktion of technological systems new directions, Bijker et al the social construktion of facts and artifacts.
Latour: science in action, where are the missing mases, we have been born modern, a door must be either open og shut, Pandoras hope, laboratory life

Relation til specialet
Umiddelbart virker governanceteorien til at nødvendiggøre videndeling i kommunerne, da det er en mere netværksorienteret struktur end den klassisk hierarkiske. Jeg mangler dog at finde koblingen mellem, at netværksstruktur kræver mere videnledelse en hierarki. Muligvis kan man overveje om der parallelt med netværkene løber en strøm af praksisfællesskaber.
Den teknologiske forståelse er endnu et godt argument for, at man ikke skal stirre sig blind på teknologien. Hvis forventningen om at intranettets og kodificeringens positive indflydelse er en konstruktion, som er baseret på historier, der ikke stemmer overens med kommunernes situation, kan fokusering på intranettet være fejlagtig.

En af de forfattere, der ofte henvises til i litteratur om videnledelse, er Nonaka. Han er ophavsmand til den såkaldte SECI-model, som har i gang sat en stor bølge af teorier om viden. En så markant teori er åbenlyst også relevant i forhold til mit speciale om videndeling om kommuner.

Nonaka indleder med at inddele viden to grupper: Tacit (tavs) og eksplicit viden. Den tavse viden er den, som er gemt nede i os, og som vi ikke umiddelbart kan artikulere. Eksempelvis vil jeg have svært ved at forklare præcis, hvordan cykler på min racer. Jeg indeholder med andre ord en tavs viden, som udløses, idet jeg sætter mig op på cyklen.
Den anden form for viden er den såkaldte eksplicitte viden, som i sagens natur er det omvendte. Det er viden, der kan artikuleres uden videre og let overføres. Jeg kan eksempelvis let artikulere viden om, hvordan jeg tænder en computer eller skifter gear på min cykel.

Nonakas hovedpointe er, at for at skabe ny viden er det gunstigt hele tiden at konvertere viden mellem tavs og eksplicit. Eksempelvis kan jeg opnå en ny indsigt i, hvordan jeg cykler ved at beskrive i tekst og derved at gøre viden’ eksplicit. I sin SECI-model illustrerer Nonaka, hvordan man konverterer/deler to forskellige vidensformer. Nonaka har fire typer af konvertering af viden. De er Socialisering, Eksternalisering, Kombination og Internalisering, og som den vakse læser har opdaget, er SECI et akronym for netop de fire faser.

Socialisering betegner, når tavs viden bliver til ny tavs viden. Det er ofte, hvad der sker, når lærlinge er i lære ved en mester. En lærling er i nærheden af sin mester og kan se, hvordan vedkommende gør tingene. Desuden er det vigtigt, at de i en vis grad deler hinandens verdensbillede, så den tavse viden kan deles.

Eksternalisering dækker over, når tavs viden konverteres til eksplicit viden. Her er det centralt, at man bruger teknikker til at udtrykke de den tavse viden verbalt. Det er eksempelvis metaforer eller analogier. Så for at forklare, hvordan jeg styrer min cykel, kan jeg relatere det til, hvordan man styrer en bil.

Kombination er, hvordan allerede eksisterende eksplicit viden kombineres andet eksisterende viden. Hvis jeg har en eksplicit viden om at cykle kan jeg danne ny og mere kompleks eksplicit viden om cykling ved at kombinere de to.

Internalisering er, hvordan eksplicit viden bliver til tavs viden. Det er ved hjælp af handling. Den eksplicitte viden, som jeg har læst om cykling, kan blive til tacit viden ved, at jeg begynder at cykle på en den måde, som den eksplicitte viden foreskriver. Herved vil den viden være noget, som jeg blot gør.

En vigtig ting at bemærke er, at Nonaka kalder det konvertering af viden, hvilket betyder, at hvis jeg internaliserer viden, så den bliver tavs, er der ikke længere tale om den præcis ”samme” viden som den eksplicitte viden.
Eksemplet med cyklen er på individniveau, og det er ifølge Nonaka her, at viden skabes, men det betyder blot, at organisationens rolle er at forstørre den individuelle viden. Her er pointen, at organisationen skal sørge for, at viden skabes gennem en vidensspiral, hvor viden konverteres igennem SECI-modellen.

Ba og SECI-modellen.
SECI-modellen stammer fra 1994, og Nonaka skrev en nyt tekst i 98 om konceptet ba, som han bruger til at udvide modellen. Ærgerligt nok bliver ba-begrebet næsten aldrig refereret til i tekster om videnledelse, for det er faktisk en mere jordnær udvidelse.
Ba er et begreb, som dækker over et rum, hvor der kan fostres relationer mellem mennesker. En ba kan både være fysisk og virtuel. Ba er så at sige den kontekst, der gør, at viden er viden og ikke information. (jeg vender til bage med en definition af viden og information i et senere indlæg). Begrebet kan desuden eksiterer på mange planer, som individuelt kan skabe viden, men den største effekt kommer, når de lavere niveauer danner en ”super ba” (basho). For at en individ kan deltage i en ba, må det transcendere sit eget perspektiv og rumme mere. Ba’en udvider så at sige forståelsesrammen hos individet.

Nonaka beskriver fire forskellige typer af ba, som relaterer sig til de fire felter i SECI-modellen. De fire ba’er er orginating ba, interacting ba. cyber bap g exercising ba. Ba’erne forbedrer konverteringen i viden i de relaterende konverteringsformer.

Originating ba er den primære ba og der, hvor hele videnskabelsen begynder. Den relaterer sig til socialiseringsfasen. Her deler individer følelser og mentale modeller gennem ansigtskontakt og fysisk tilstedeværelse. Det kan meget vel sammenlignes med den tilstand en far og søn er i, når faren lærer sin søn at cykle.

Interacting ba relaterer sig til ekspliciteringsfasen. Her det vigtigt, at der fokus på dialog. Ofte skabes et team, som danner fælles koncepter og begreber. Udover at dannefælles mentale modeller er det vigtigt, at teamets medlemmer reflekterer og analyserer egne mentale modeller

Cyber Ba tilsvarer kombinationsfasen og er oftest et virtuelt space, som eksempelvis groupware eller databaser.

Exercising ba relaterer til internalisering. Denne ba understreger fokuseret træning og mentor ordninger.

Det, som ba giver SECI-modellen, er et område, som organisationen kan arbejde med. For at fremhæve den såkaldte vidensspiral kan virksomheden skabe forskellige niveauer af ba, som understøtter de forskellige konverteringsfaser. Problemet er blot, at Nonaka ikke giver en opskrift på at styre sin ba, hvorfor der egentligt ikke fremkommer så meget nyt i teksten. En teoretisk model over, hvordan ba skabes er mere ønskværdigt.

Relation til mit speciale
På baggrund af arbejdsantagelsen om, at videndeling ikke fungerer i kommunerne, så vil en hypotese være, at den ikke virker, fordi kommunerne ikke har fundet et optimalt miks af ba.
Jeg synes desuden, at ba begrebet relaterer sig utroligt meget til kommunens organisation og kultur. Det kan ses, som Nonakas bindeled mellem viden og organisationsteori.

Tekster
Nonka og Konno, The Contect of ”Ba” 1998
Nonaka A Dynamic Theory of Organizational Knowledge Creation 1994

I løbet af efteråret har bloggen lidt en krank skæbne. Det skyldes både travlhed på arbejde og studie. Nu sker der dog noget igen, for jeg skal i gang med at skrive speciale på cand.it studiet. Jeg havde møde med min vejleder i går, og han synes, at det er en god ide at blogge om specialeskriveriet, så det sker hermed på denne blog. Indtil videre er målet mindst et indlæg om specialet om ugen. I det hele taget virker bloggen, som en oplagt mulighed for at formulere de mange tanker, som flyver rundt om ørerne i opgaveprocessen. Specialet kommer til at omhandle viden og videndeling i de danske kommuner, så der er god grund til at følge med. Der er både noget at hente som individ og organisation. Kom gerne med kommentarer og betragtninger.

Udover et nyt emne på bloggen har jeg fundet et nyt tema, som jeg synes er pænt. Temaet er fra http://www.plaintxt.org/ af en fyr, der hedder Scott. Han betoner det simple, hvilket egentlig stemmer overens med min egen tilgang.